Thuyết trình - Có nhiều thứ để học (phần 2)

Một trong những điểm yếu của sinh viên Việt Nam là khả năng nói trước đám đông rất kém. Điểm yếu này càng thể hiện rõ đối với những người có cơ hội du học tại các nước phương Tây, nơi coi việc thuyết trình là một điều hết sức bình thường…

Trong phần tiếp này, tôi xin nói về việc chuẩn bị phần minh họa, bao gồm cả trình bày bằng máy chiếu sử dụng máy tính ("projector" - với phần mềm quen thuộc Microsoft PowerPoint trong bộ Microsoft Office) và bằng máy chiếu từ các giấy bóng ("overhead").

PHẦN 2: CHUẨN BỊ PHẦN MINH HOẠ

Trong khi thuyết trình, việc có công cụ để minh họa là rất tốt. Hai phương tiện chủ yếu là sử dụng máy chiếu từ máy tính (dùng các phần mềm như PowerPoint - tiếng Anh gọi là "projector") và máy chiếu từ giấy bóng (thường hay gọi là "overhead" - cách trình bày chủ yếu là viết trên các tờ giấy trong suốt). Nói chung đa số hiện nay đều sử dụng máy chiếu từ máy tính vì cách này có nhiều ưu điểm như nhìn chuyên nghiệp hơn, có thể sử dụng các hiệu ứng, hình ảnh, biểu đồ, … Nhưng cho dù dùng phương tiện gì thì cũng có nhiều điểm phải chú ý.

Nếu dùng máy chiếu từ máy tính:

Nói chung đa số mọi người đều dùng Microsoft PowerPoint để tạo các tranh trình bày (gọi là "slide"). Một số đặc điểm khi tạo slide:

• Mỗi trang luôn có một tiêu đề và được chọn màu, kích thước sao cho dễ phân biệt với nội dung.
• Phần nội dung nên trình bày theo từng mục (1,2.. hoặc a, b, …) và chỉ nên có từ 5 đến 6 dòng với kích cỡ chữ nên tối thiểu từ 16 trở lên (tùy kiểu chữ to nhỏ). Nhớ là đây không phải là công cụ để hiển thị những gì bạn đọc (bạn đã có ghi chú cầm tay nếu cần) mà chủ yếu là nêu những điểm chính trong nội dung cần nói. Đôi khi, việc sử dụng 1 danh từ, tình từ thay vì một câu lại hiệu quả hơn.
• Không nên chọn các kiểu font chữ cầu kì. Hãy cứ chọn các kiểu chữ chuẩn như Arial, Vernada hoặc Times New Roman.
• Đừng chèn quá nhiều hình ảnh. Đặc biệt là không nên sử dụng ảnh làm nền cho slide.
• Khi chọn màu cho slide, nên chọn các màu có độ tương phản cao. Ví dụ nền đen với chữ màu trắng/vàng/da cam (không nên dùng nền đen với chữ màu xanh).
• Việc chọn màu nền cũng nên chú ý để phù hợp với chủ đề sẽ nói. Ví dụ như nếu bạn thuyết trình về một công ty nào đó thì màu mẫu màu nên phù hợp với tông màu chủ đạo của công ty đó (khá giống với biểu tượng. Các bạn yên tâm vì khi các công ty thiết kế, họ thường đã chọn màu rất kĩ).
• Đừng sử dụng quá mức các hiệu ứng "bay nhảy" có sẵn trong PowerPoint. Hãy cứ sử dụng các kiểu "chuẩn" như hiệu ứng bay vào (flying), hiện dần ra (fade in). Nhưng điều quan trọng nhất là: đừng có để người xem phải đợi cả 10 giây để xem một câu. Có nhiều bạn khi thiết kế để tốc độ của hiệu ứng ở mức chậm, hoặc là áp dụng hiệu ứng cho từng … kí tự một. Hậu quả là để xem xong một câu, người ta phải đợi cho từng kí tự một "bay nhảy" và để xem một câu phải mất đến cả nữa phút. Không những điều này không "thú vị" gì mà còn dẫn đến phản cảm. Theo kinh nghiệm của tôi, một câu nên xuất hiện trên màn hình sau khoảng 3 giây là nhiều nhất. (Gợi ý:
• Trong các slide, sẽ là rất hữu ích nếu bạn có thể cung cấp các thông tin phụ ở dưới cùng (nhỏ thôi, nhưng phải dễ thấy) như slide hiện tại / tổng số slide. Việc cung cấp thêm thông tin về chủ để của slide sắp tới cũng có thể sẽ hữu ích. (Bạn có thể thực hiện với tính năng "Slide Master" trong trình đơn "View" và chọn phần "Slides Master")
• Cuối cùng, hãy luôn nhớ: dù bạn sử dụng bất kì kiểu gì, hãy áp dụng nó cho toàn bộ tất cả các trang. Không nên thiết kế theo kiểu trang này thì chữ bay vào từ bên phải, trang khác thì lại quay vòng vòng. Điều này cũng đúng đối với màu sắc, kiểu chữ trong đề mục, màu nền, bố cục. Đây là bài học mà tôi rất nhớ vì lần đầu khi biết PowerPoint, tôi rất thú vị với các khả năng của nó và áp dụng … loạn xạ - kết quả thì chắc các bạn cũng đoán ra.

Sử dụng máy chiếu "overhead":

Sử dụng máy chiếu "overhead" cũng có thể mang lại hiệu quả cao (thậm chí đôi khi còn hơn một số người dùng PowerPoint một cách "cầu kì" như tôi ví dụ ở trên). Một số điểm cần chú ý:

• Chữ viết phải rõ ràng, to Điều này là … hiển nhiên.
• Nếu có thể, sử dụng 2 màu: tiêu đề (thường màu đỏ) và nội dung (màu xanh). Nếu không thì nên phân biệt bằng cách gạch chân tiêu đề / viết hoa / canh giữa / thụt lề.
• Vì đặc điểm của việc sử dụng máy chiếu "overhead" là khá thủ công (phải tự đưa các trang giấy bóng lên máy chiếu), các bạn cần phải chuẩn bị xắp xếp thứ tự khá kĩ - đừng để đến lúc cần thì phải lục loại trong xấp giấy bỏng (mà việc đọc chữ từ các trang giấy bóng này đúng là … cực hình vì nó trong suốt). Một cách là ngăn cách giữa các tờ giấy bóng bằng một trang giấy trắng và ngăn cách các chủ đề bằng một trang giấy khác màu.
• Ngoài ra, hãy xắp xếp tất cả các tờ giấy theo một chiều và thử chiếu trước một trang xem khi chiếu lên có đúng chiều hay không (cái này nhỏ, nhưng sẽ tạo ấn tượng hơn).
• Cuối cùng, cũng như ở trên, hãy tuân theo một "luật" trình bày mà bạn định ra từ đầu.

Kết luận

Ngoài những việc trên thì việc thực hành trước là điều rất quan trọng. Tôi rất tâm đắc với câu hỏi và "đáp án" của một giáo sư dạy môn Kinh tế ở trường tôi: "3 Cách tốt nhất để làm một bài thuyết trình tốt là gì?" (có lẽ bạn đã đoán ra. Xem trả lời cuối bài).

Bạn có thể tận dụng các công cụ có sẵn để thực hành. Ví dụ như trong PowerPoint có chức năng "Rehearsh Timing" (vào trình đơn "Slide show" và chọn mục "Rehearsh Timing") giúp bạn ước lượng thời gian cho từng phần cũng như kiểm tra xem nội dung bạn định nói có đủ trong thời gian cho phép hay không.

Trước khi kết thúc phần này, tôi đưa ra đây một ví dụ minh họa về cách làm PowerPoint. Đây là mẫu PowerPoint tôi thiết kế để thuyết trình đề tài nghiên cứu của nhóm tôi trong một khóa học tại U of C. Trong phần minh họa này, tôi đã áp dụng tất cả những điều mà tôi nói ở trên. Các bạn có thể lấy về để tham khảo. Tuy nhiên, vì đây là thiết kế của tôi nên bạn sẽ không được phép thay đổi (tôi dung mật khẩu). Sau khi tải file về, khi mở ra, các bạn sẽ được yêu cầu mật khẩu. Hãy nhấn nút "READ ONLY" để xem.

Ngoài ra, khác với qui định về bản quyền của trang web nguoitapviet.info, riêng đối với nội dung này, các bạn chỉ được sử dụng để tham khảo cá nhân và không được sử dụng ở bất kì trang web nào khác. Việc sử dụng lại thiết kế sẽ chỉ được cho phép với sự đồng ý của tôi.

Hotmail GUI Study Case Presentation

RMAID System Overview 

Đến đây, tôi xin tạm dừng phần 2 của chủ đề này. Trong phần sau, tôi sẽ chia sẽ thêm về những điều cần chú ý trong khi làm thuyết trình. Một lần nữa, mọi ý kiến đóng góp / phê bình đều được hoan nghênh. Bạn có thể gửi ý kiến của mình thông qua liên kết "phản hồi" ở cuối trang.

*Trả lời: "Thực hành, thực hành và ... thực hành"