Thuyết trình - Có nhiều thứ để học (phần 1)

Một trong những điểm yếu của sinh viên Việt Nam là khả năng nói trước đám đông rất kém. Điểm yếu này càng thể hiện rõ đối với những người có cơ hội du học tại các nước phương Tây, nơi coi việc thuyết trình là một điều hết sức bình thường. Cộng thêm khả năng ngôn ngữ hạn chế, việc thiếu kinh nghiệm khiến cho sinh viên Việt Nam rất "ngán" phần thuyết trình. Trong bài này, tôi sẽ tóm tắt lại một số điều mà tôi đã tiếp thu được, cũng như từ kinh nghiệm bản thân khi tham gia một số buổi thuyết trình.

Việc thuyết trình, không như nhiều bạn thường nghĩ chỉ là việc nói một cách lưu loát, rành mạch. Tất nhiên, đó là hai yếu tố quan trọng nhất - nhưng những yếu tố khác cũng quan trọng không kém, bao gồm cách ăn mặt, phân chia nội dung, cách xắp xếp thứ tự người trình bày, chuẩn bị PowerPoint (nếu bạn dùng - và thật sự là nên dùng) và thậm chí cả việc nhóm sẽ đứng bên nào.

Cũng xin nói rõ là bản thân tôi thuyết trình không giỏi (nếu không nói là … kém khi thuyết trình bằng tiếng Anh). Những điều dưới đây chỉ là những gì tôi được hướng dẫn, cũng như những kinh nghiệm mà bản thân tôi tự ghi chú lại khi theo dõi các bài thuyết trình của các nhóm khác, và muốn chia sẽ cùng các bạn. Ý kiến đóng góp/phê bình đều được hoan nghênh.

Dài dòng vậy là đủ. Hãy bắt đầu với phần đầu tiên:

PHẦN 1: CHUẨN BỊ

Quá trình chuẩn bị bao gồm: chuẩn bị dàn bài sẽ nói, phân chia nội dung & xắp xếp thứ tự trình bày, chuẩn bị phần minh họa (PowerPoint).

Chuẩn bị dàn bài:

Tất nhiên, sẽ không ai quên phần này. Nhưng có một số điều cần chú ý. Thuyết trình không phải là nói tất cả. Hãy chọn vài điểm quan trọng để nói. Ví dụ minh họa sẽ rất hữu ích nếu thời gian cho phép. Tìm cách hạn chế việc đưa ra các số liệu riêng lẽ mà nên tích hợp ở dạng so sánh, tổng hợp. Nếu dùng số liệu, hãy chắc chắn là bạn có cách nào đó để hiển thị số liệu đó đến người dùng (bằng PowerPoint chẳng hạn).

Phân chia nội dung: 

Ngoài việc phân chia nội dung chính của bài thuyết trình (nếu làm theo nhóm), một bài thuyết trình đầy đủ nên có:

• Phần giới thiệu: chủ đề, thành viên, thời lượng (ước lượng)
• Danh sách các nội dung sẽ nói (tiếng anh gọi là "Agenda")
• Phần nội dung.
• Kết luận / Tổng kết phần nội dung.

Cái mà nhiều bạn hay quên (hoặc không nghĩ đến) là tóm tắt các chủ đề sẽ nói đến trong bài thuyết trình để người nghe có một cái nhìn tổng quan về những gì họ sẽ được nghe.

Xắp xếp thứ tự người trình bày:

Có bao giờ bạn nghe thuyết trình của một nhóm nhiều thành viên. Những thành viên đầu nói khá nhanh với giọng cao và bỗng nhiên một người trong nhóm nói chậm hẳn lại. Điều này không chỉ làm người nghe đang theo đà  bỗng nhiên bị cụt hứng.

Việc xắp xếp thứ tự người sẽ trình bày trong một nhóm không chỉ phụ thuộc vào nội dung, mà còn vào những đặc điểm khác như: âm lượng, tốc độ nói, khả năng nói lưu loát. Bạn có thể xắp xếp theo thứ tự nào cũng được, nhưng nên theo một "chiều". Cá nhân tôi cho rằng những người nói chậm nên là người nói đầu (phần giới thiệu / Tóm tắt), còn thành viên nói không lưu loát lắm nên là người tóm tắt. Những thành viên nói lưu loát nên để nói những phần trọng tâm nhất của bài thuyết trình. Lý do về những điều này là:

• Người nói ban đầu chậm và nhanh dần sẽ tạo một "cái đà" rất tốt đối với người nghe. Ngoài ra, nếu chẳng may người này nói hơi quá thời gian cho phép, những người sau đó (nói nhanh hơn) sẽ có thể tìm cách rút ngắn thời gian của bản thân họ để thời gian tổng cộng của bài thuyết trình không bị quá lố.
• Những người không có khả năng nói thật sự lưu loát nên nói cuối. Tất nhiên, không có cách nào mà một bài thuyết trình sẽ tạo được ấn tượng tốt nếu có bất kì một thành viên nào nói không được lưu loát (vì vậy, hãy tập nói ), nhưng việc để những người này nói cuối sẽ giảm thiểu hiệu ứng. Thư nhất, những điều những người này nói chỉ là tóm tắt lại nội dung (vốn những người nói tốt đã làm mọi người hiểu). Thứ hai, thông thường, người nghe sẽ dễ bỏ qua việc người cuối cùng nói kém hơn là việc những người nói đầu nói không rõ ràng (sẽ tạo ấn tượng ban đầu không tốt).

Tóm lại, một bài thuyết tốt cần rất nhiều thứ mà nhiều khi mình không để ý. Những điều ở trên đa số là do tôi ghi chú lại "cảm giác thực" của mình khi xem các bài thuyết trình của người khác để rút kinh nghiệm cho bản thân. Mặc dù chưa học được bao nhiêu từ những "king nghiệm" này, tôi tin rằng nó sẽ hữu ích - không ít thì nhiều.

Phần 1 kết thúc tại đây. Trong phần 2, tôi sẽ nói về việc chuẩn bị phần trình bày (dùng máy chiếu "projector" với PowerPoint hoặc máy chiếu "Overhead").